Business Process Outsourcing: la formula innovativa dell’esternalizzazione di processi aziendali

Sempre più spesso si sente parlare di Business Process Outsourcing ma per molti risulta ancora un concetto indefinito. Di cosa si tratta esattamente? Cosa si propone di realizzare? Quali sono le potenzialità che sviluppa? Noi della Basis Plant Services, che ci occupiamo da più di 20 anni di questo modello organizzativo, proviamo a riempire questo gap informativo illustrando qual è la filosofia che lo anima e come si concretizza in un indispensabile strumento organizzativo aziendale.

Sappiamo che nel panorama del business contemporaneo un numero sempre maggiore di imprese ricorre all’esternalizzazione di alcune attività che pur essendo essenziali potremmo definire secondarie, per poter concentrare energie e risorse sul proprio core business. Ma qual è la differenza tra la semplice fornitura di un servizio e la formula del Business Process Outsourcing?

Nel modello BPO l’azienda incaricata dal committente non si limita all’esecuzione del servizio affidato ma, come vedremo, mette in moto un processo organizzativo strutturato che supporta il cliente fin dalle fasi inziali di consulenza, in maniera costante e affidabile, applicando strategie orientate all’ottimizzazione delle risorse, alla riduzione dei rischi e dei costi che si traducono in efficienza e competitività sul mercato globale. Applicabile in molteplici settori produttivi, il modello BPO risulta strategico per le aziende di ogni dimensione: per le piccole e medie imprese, che possono trovarvi supporto per attività cui non potrebbero far fronte internamente in modo strutturato, così come per le grandi aziende multinazionali, che accedono all’opportunità di ottenere flessibilità e di risparmiare tempo e risorse da poter destinare al cuore delle proprie attività produttive.

I vantaggi e le potenzialità del BPO | esternalizzazione di processi aziendali

Perché il BPO sia un modello veramente utile alla crescita è essenziale che il partner a cui ci si affida per esternalizzare le attività, sia professionalmente competente, affidabile e flessibile, che abbia una capacità di risposta rapida e organizzata in maniera efficiente e sappia adattarsi alle trasformazioni.

Il rapporto cliente/fornitore nel modello BPO si configura come una vera e propria partnership, caratterizzata da uno scambio comunicativo costante che possiamo definire ciclico. La struttura del processo ha infatti una natura circolare che parte da un’accurata valutazione iniziale delle esigenze del servizio, base indispensabile per la ricerca e la definizione delle soluzioni ottimali per concretizzarsi nella pianificazione e nell’esecuzione delle attività.

Gli step successivi, ovvero l’elaborazione e la condivisone di metriche, la misurazione delle attività attraverso gli indicatori di performance (KPI), la reportistica sulle attività effettuate e l’esame del feedback ricevuto dal cliente, conducono ad una nuova analisi, con l’obiettivo di identificare le opportunità di potenziamento e incremento della performance, dando così un nuovo impulso al ciclo di vita del processo.

Nel BPO i processi di servizio sono strutturati secondo standard collaudati che tuttavia possono essere personalizzati in base alle specificità delle esigenze del cliente grazie all’attività di consulenza costante. Una flessibilità che riguarda non solo le modalità di organizzazione dei servizi, ma anche in maniera determinante la sede dalla quale vengono svolti i servizi. In questo senso gioca un ruolo chiave la flessibilità delle infrastrutture di cui il fornitore è dotato: una connettività efficiente e che sia in grado di garantire la sicurezza dei dati, la possibilità di impiegare forme di lavoro agile e la capacità di remotizzazione degli strumenti di lavoro danno la possibilità di scegliere tra lo svolgimento dei servizi dalle premises del cliente così come da remoto.

Il modello BPO, quindi, alimenta un ciclo continuo che, com’è facile intuire, oltre alla creazione di una relazione con il cliente consolidata e duratura, è in grado di garantire una crescita costante della performance che si muove in direzione della massimizzazione dei risultati e della mitigazione dei rischi, e soprattutto quella versatilità evidentemente indispensabile per gestire le rapide trasformazioni del mercato globale.

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