Dinamica circolare del BPO, Business Process Outsourcing: l’impulso creativo verso un miglioramento continuo
Qual è il valore aggiunto per le aziende che scelgono il Business Process Outsourcing? L’esperienza pluriennale in questo ambito di Basis Plant Services ha premesso al nostro Team di affinare le proprie competenze e di rinnovarle costantemente in risposta alle trasformazioni del business e alle esigenze in continua evoluzione dei nostri committenti. Scopriamo insieme come il ciclo di vita del BPO sia funzionale ad un trend di crescita e di miglioramento continuo che coniuga l’affidabilità della standardizzazione dei processi e le potenzialità dell’approccio creativo.
Uno degli elementi più interessanti ed efficaci del Modello Business Process Outsourcing è l’andamento circolare del suo ciclo di vita. Vediamo come sono articolate le fasi del processo.
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Assessment
È lo step durante il quale si recepiscono prima di tutto i fabbisogni del committente e si analizzano le caratteristiche del servizio da erogare. In questa prima fase, di stampo principalmente teorico e consulenziale, viene effettuata una valutazione accurata anche dell’organizzazione dell’azienda cliente per riscontrare eventuali necessità legate alla logistica e agli strumenti di lavoro, alle quali poter sopperire. È il momento in cui si instaura il rapporto con il committente e si delineano le strategie di progettazione e realizzazione del servizio.
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Research, Design, and Planning
Si procede quindi con lo studio delle soluzioni ottimali per la realizzazione del servizio per arrivare alla progettazione vera a propria sulla base degli elementi raccolti in fase di Assessment. Si stabiliscono le modalità di implementazione del servizio e si pianificano le attività necessarie per il raggiungimento degli obiettivi, si definiscono gli strumenti di valutazione e organizzazione dei carichi di lavoro e i KPI (Key Performance Indicators) applicabili.
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Execution
Con questa terza fase si entra nel vivo dell’operatività. Quanto è stato pensato e progettato nelle fasi precedenti si concretizza nell’esecuzione del servizio. Il monitoraggio costante delle attività secondo gli indicatori di performance garantisce il mantenimento dei livelli di qualità e affidabilità prefissati. La flessibilità nell’impiego delle risorse consente di minimizzare l’impatto sulla produttività di picchi e cali di lavoro attraverso una gestione strutturata e tempestiva delle oscillazioni del workload.
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Delivery & Communication
Giungiamo così alla verifica dei risultati e di valutazione degli obiettivi raggiunti in relazione a quanto progettato e agli SLA concordati. Grazie a questa analisi e al feedback ottenuto dal committente saremo così in grado di identificare eventuali inefficienze da correggere, di capire se quanto abbiamo realizzato è in linea con le esigenze attuali del cliente o se ci sono cambiamenti da gestire, di individuare opportunità e margini di miglioramento. E ’questa fase che ci ricongiunge allo step inziale dando vita ad un nuovo ciclo del processo che riparte con lo studio di nuove strategie e la definizione di nuovi obiettivi da realizzare.
Come abbiamo visto il Modello BPO si configura come un circolo virtuoso in continua evoluzione, ma qual è l’aspetto essenziale che ne determina la tendenza ad un miglioramento continuo?
Se pensiamo alle diverse fasi del processo possiamo osservare come l’adozione di linee guida standard e best practices consolidate, sia in ambito di progettazione che di realizzazione e controllo, costituisca la base primaria della sua riuscita.
Senza dubbio è questo l’elemento fondamentale che garantisce al committente livelli adeguati di qualità, affidabilità e sicurezza.
Al contempo sappiamo quanto lo slancio creativo nella ricerca di soluzioni originali e innovative risulti indispensabile per affrontare al meglio le trasformazioni e di ottimizzare i processi. Come potremmo altrimenti sviluppare la capacità di adattamento alle esigenze del committente o rivedere in maniera efficace le nostre strategie?
Ed è proprio dall’equilibrio dinamico tra standardizzazione e creatività che il ciclo di vita del Modello BPO riceve costantemente l’impulso in direzione di un miglioramento continuo.
