Le applicazioni del Business Process Outsourcing: le attività di Procurement
La complessità delle attività di Procurement richiede una gestione strutturata e capillare che sempre più frequentemente le aziende decidono di affidare ad un provider esterno.
Le competenze che Basis Plant Services può mettere a disposizione in tale panorama coprono un range articolato di soluzioni, dal servizio di emissione di rilasci su ordine d’acquisto quadro (Blanket Purchase Order) alla gestione di richieste di quotazione, dalle attività di aggiornamento dei listini fornitori per cataloghi di componentistica al supporto per aste massive, fino ad arrivare alla gestione completa del processo di Procurement.
A quali aziende si rivolge l’outsourcing del Procurement?
Possiamo dire, in generale, che tutte quelle realtà del Business che intendono potenziare la funzionalità del proprio processo di approvvigionamento di beni e/o servizi, risparmiando tempo e risorse, possono trarre vantaggi significativi dalla scelta di esternalizzare in toto o in parte i processi di Procurement: in particolare, le piccole o medie imprese che non sempre dispongono di un ufficio acquisti strutturato o di personale adeguatamente preparato professionalmente e che in tal modo possono sopperire a queste carenze; ma anche le grandi aziende che scelgono di affidare ad un provider esterno le attività prettamente operative del processo o gli acquisti di servizi indiretti per concentrare le proprie energie sulle fasi decisionali e sugli acquisti di prodotti core/strategici.
Il caso della Gestione del processo di RFQ
Prendiamo in esame, a titolo di esempio, un caso di gestione delle richieste d’offerta (RFQ) nelle sue fasi essenziali, mettendo in luce quali sono i benefici e le opportunità per le aziende che optano per l’outsourcing di tale attività.
Come in ogni servizio strutturato secondo il modello BPO, nelle fasi preliminari di assessment e progettazione si predispone uno studio accurato delle caratteristiche del processo e si delinea la sua organizzazione che sarà personalizzata in base alle esigenze peculiari del committente.
La richiesta di offerta viene effettuata nei confronti di fornitori qualificati e opportunamente selezionati in base alle specifiche tecniche del prodotto. Una volta recepiti e controllati i preventivi, si procede all’inserimento dei dati su matrici di comparazione concordate col cliente al fine di evidenziare le quotazioni più competitive in termini economici e di conformità al lead time richiesto.
Qualora sia necessario, si effettuano solleciti ai fornitori, oltre a prendere in carico eventuali problematiche tecniche da segnalare alle funzioni del committente. Inoltre, se richiesto dal committente, si può procedere ad una negoziazione di base.
Il committente avrà a disposizione in tempo reale una visione chiara e puntuale della situazione e al contempo potrà sollevare dalle operazioni più ripetitive la propria funzione acquisti, per focalizzarsi sulla fase decisiva di piazzamento dell’ordine.
Attraverso l’utilizzo di infrastrutture tecnologiche adeguate, il processo è costantemente registrato, monitorato e misurato sulla base degli SLA e dei KPI prestabiliti, sia per quanto riguarda i tempi di esecuzione delle attività che per i margini di negoziazione. Questo permette la razionalizzazione dell’impiego delle risorse in base alle oscillazioni dei carichi di lavoro e garantisce il controllo della qualità dei dati e della performance dei fornitori.
